Una organización típica se divide en nivel operativo, medio y superior. Las necesidades de información de los usuarios en todos los niveles difieren. Con este fin, hay una serie de sistemas de información que dan soporte a todos los niveles de una organización.
Este tutorial examinará los diferentes tipos de sistemas de información, el nivel de organización que utilizan y las características del sistema de información en particular.
En este tutorial, aprenderá las diferentes Clasificaciones de información.
Diagrama piramidal de niveles organizativos y necesidades de información
Comprender los diferentes niveles de organización es fundamental para comprender la información requerida por los usuarios que trabajan en sus respectivos niveles.
El siguiente diagrama ilustra diferentes niveles de una organización típica.
Nivel de gestión operativa
El nivel de operación se relaciona con la conducta diaria de las transacciones comerciales de la organización.
Ejemplos de usuarios en este nivel de gestión incluyen cajeros en el punto de venta, mostradores bancarios, enfermeras en un hospital, personal de atención al cliente, etc.
Los usuarios de este nivel toman decisiones estructuradas. Esto significa que tienen reglas definidas que los guían en la toma de decisiones.
Por ejemplo, si una tienda vende productos a amigos y tiene un límite de crédito con un cierto límite para pedir prestado. Todo lo que el vendedor tiene que decidir si da o no crédito a un cliente, se basa en la información crediticia actual del sistema.
Nivel de gestión táctica
Este nivel de organización está dominado por gerentes de nivel medio, jefes de departamento, supervisores, etc. Los usuarios de este nivel suelen supervisar las actividades de los usuarios en el nivel de gestión operativa.
Los usuarios tácticos toman decisiones semiestructuradas. Las decisiones se basan en parte en pautas establecidas y decisiones de juicio. Por ejemplo, un gerente táctico puede verificar el límite de crédito y el historial de pagos de un cliente y decidir hacer una excepción para aumentar el límite de crédito para un cliente en particular. La decisión está estructurada en parte en que el gerente táctico debe usar la información existente para identificar un historial de pagos que beneficiará a la organización y un mayor porcentaje permitido.
Nivel de gestión estratégica
Este es el nivel más alto de una organización. Los usuarios de este nivel toman decisiones no estructuradas. Los altos directivos participan en la planificación a largo plazo de la organización. Usan información de gerentes tácticos y datos externos para guiarlos en la toma de decisiones no estructuradas.
Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)
Los sistemas de procesamiento de transacciones se utilizan para registrar las transacciones comerciales diarias de la organización. Son utilizados por usuarios a nivel de gestión operativa. El propósito principal de los sistemas de procesamiento de transacciones es responder preguntas comunes como;
- ¿Cómo se vendieron las impresoras hoy?
- ¿Cuánto inventario tenemos a mano?
- ¿Qué se le debe a John Doe?
Al registrar las transacciones comerciales diarias, el sistema TPS proporciona respuestas a las preguntas anteriores de manera oportuna.
- Las decisiones que toman los gerentes de operaciones son rutinarias y altamente estructuradas.
- La información producida por el sistema de procesamiento de transacciones es muy detallada.
Por ejemplo, los bancos prestamistas requieren que la empresa para la que trabaja una persona tenga un memorando de entendimiento (MoU) con el banco. Si una persona cuyo empleador tiene un memorando de entendimiento con el banco solicita un préstamo, el equipo de operaciones solo necesita verificar los documentos presentados. Si cumplen con los requisitos, se procesan los documentos de solicitud de préstamo. Si no cumplen con los requisitos, se recomienda al cliente que consulte con un equipo de gestión táctica para firmar la posibilidad de MoU.
Los ejemplos de sistemas de procesamiento de transacciones incluyen;
- Sistemas de punto de venta – récord de ventas diarias
- Sistemas de nómina – procesamiento de sueldos de empleados, gestión de préstamos, etc.
- Sistemas de control de existencias – monitorear los niveles de inventario
- Sistemas de reserva de aerolíneas – gestión de reservas de vuelos
Sistema de información de gestión (MIS)
Los gerentes tácticos utilizan sistemas de información gerencial (MIS) para monitorear el estado de desempeño actual de la organización. La salida de un sistema de procesamiento de transacciones se utiliza como entrada a un sistema de información de gestión.
El sistema MIS analiza la entrada con algoritmos estándar, es decir, agrega, compara y resume los resultados con informes producidos que son utilizados por los gerentes tácticos para monitorear, controlar y predecir el desempeño futuro.
Por ejemplo, la información de un sistema de punto de venta se puede utilizar para analizar las tendencias de los productos que funcionan bien y de bajo rendimiento. Esta información se puede utilizar para realizar futuros pedidos de inventario, es decir, aumentar los pedidos de productos que funcionan bien y reducir los pedidos de productos que no funcionan bien.
Los ejemplos de sistemas de información gerencial incluyen;
- Sistemas de gestión de ventas – recibir información del sistema de punto de venta
- Sistemas presupuestarios – proporciona una descripción general de cuánto dinero se gasta dentro de la organización a corto y largo plazo.
- Sistema de gestión de recursos humanos – bienestar general de los empleados, rotación de personal, etc.
Los gerentes tácticos son responsables de la decisión semiestructurada. Los sistemas MIS brindan la información necesaria para tomar la decisión estructurada y, basándose en la experiencia de los gerentes tácticos, toman decisiones de juicio, es decir, predicen cuántos bienes o inventarios se deben pedir para el segundo trimestre en función de las ventas del primer trimestre.
Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
La alta dirección utiliza sistemas de apoyo a la toma de decisiones para tomar decisiones irregulares. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan información de sistemas internos (sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de información de gestión) y sistemas externos.
El objetivo principal de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones es proporcionar soluciones a problemas únicos y que cambian con frecuencia. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones responden preguntas como;
- ¿Qué efecto tendría el desempeño de los empleados si duplicamos la producción en la fábrica?
- ¿Qué pasaría con nuestras ventas si un nuevo competidor ingresara al mercado?
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan modelos matemáticos sofisticados y técnicas estadísticas (probabilidad, modelado predictivo, etc.) para proporcionar soluciones y son altamente interactivos.
Los ejemplos de sistemas de apoyo a la toma de decisiones incluyen;
- Sistemas de planificación financiera – permite a los gerentes considerar formas alternativas de lograr los objetivos. El objetivo es encontrar la mejor manera de lograrlo. Por ejemplo, el beneficio neto de una empresa se calcula mediante la fórmula Ventas totales menos (Costo de bienes + Gastos). Un sistema de planificación financiera permitirá a los altos ejecutivos hacer preguntas y ajustar los valores de las ventas totales, el costo de los bienes, etc. para ver el efecto de la decisión y el beneficio neto y encontrar la mejor ruta.
- Sistemas de gestión de préstamos bancarios – se utiliza para verificar el crédito del solicitante del préstamo y predecir la probabilidad de que se recupere el préstamo.
Técnicas de inteligencia artificial en los negocios
Los sistemas de inteligencia artificial imitan la experiencia humana para identificar patrones en grandes conjuntos de datos. Empresas como Amazon, Facebook y Google, etc. lo utilizan. Técnicas de inteligencia artificial para identificar los datos más relevantes para ti.
Usemos Facebook, por ejemplo, Facebook generalmente hace predicciones muy precisas de las personas que conociste o con las que fuiste a la escuela. Usan los datos que les proporcionas, los datos que les proporcionas a tus amigos y, basándose en esta información, hacen predicciones de personas que quizás conozcas.
Amazon también utiliza técnicas de inteligencia artificial para sugerir productos que también debe comprar en función de lo que está obteniendo actualmente.
Google también utiliza inteligencia artificial para proporcionarle los resultados de búsqueda más relevantes en función de sus interacciones con Google y su sitio.
Estas técnicas han contribuido en gran medida al éxito de estas empresas porque son capaces de aportar valor a sus clientes.
Procesamiento de análisis en línea (OLAP)
El procesamiento analítico en línea (OLAP) se utiliza para interrogar y analizar datos multidimensionales y producir información que se puede ver de diferentes formas utilizando múltiples dimensiones.
Supongamos que una empresa vende laptops, computadoras de escritorio y Móvil dispositivo. Tienen cuatro (4) sucursales A, B, C y D. OLAP se puede utilizar para ver las ventas totales de cada producto en cada región y comparar las ventas reales con las ventas proyectadas.
Cada pieza de información es una característica diferente como producto, número de ventas, valor de ventas
El objetivo principal del sistema OLAP es proporcionar respuestas a consultas ad hoc en el menor tiempo posible, independientemente del tamaño del conjunto de datos utilizado.